Gasdistributionsselskabet som tilsynsmyndighed

Habilitet
Som tilsynsførende skal du være uvildig. Hvis du er så tæt på den, der skal have udført tilsynet, at det kan se ud, som om du ikke er uvildig - uanset om det er positivt eller negativt - bør du informere din chef om problemstillingen.

Vejledningspligt
En myndighed har pligt til at vejlede i sager, hvor der træffes en afgørelse – det gør der i alle tilsynssager. Det er god forvaltningsskik også at vejlede i et vist omfang derudover.

Tavshedspligt
Man kan straffes for at overtræde sin tavshedspligt om forhold, man får kendskab til som led i arbejdet som tilsynsførende.

Notatpligt
Efter offentlighedsloven har man pligt til at notere oplysninger ned i sager, hvor der træffes afgørelser. Der skal noteres faktiske oplysninger og de svar, man giver, men der er ikke krav om at gengive det ordret. Det er først og fremmest hovedpointer og aftaler, der skal noteres.

Der er ingen krav til, hvilken form der skal noteres i, men oplysningerne skal arkiveres, så de kan genfindes.

Journaliseringspligt
Dokumenter og notater skal arkiveres på en sag hurtigst muligt.

Aktindsigt
Alle kan bede om aktindsigt i en sag, og formålet er, at borgere og presse kan kontrollere myndighederne. Som udgangspunkt udleveres alt, og som part i en sag har man ret til at se de oplysninger, der er registreret om en selv.

Når du som medarbejder i et gasdistributionsselskab tager ud til en kunde, kan du have to forskellige roller. Er det led i selskabets almindelige drift, for eksempel fordi du skal udskifte en måler. Eller kommer du for at udføre et tilsyn på vegne af Sikkerhedsstyrelsen og dermed udføre en myndighedsopgave?

Gør dig klart, hvilken rolle du har, inden du besøger kunden. Det er for eksempel kun, når du udfører en myndighedsopgave, at du må have Sikkerhedsstyrelsens logo på arbejdstøjet eller firmabilen. Hvis I har brevpapir både med og uden Sikkerhedsstyrelsens logo, skal du vælge det, der passer til den aktuelle situation.

Når et tilsyn udføres som en opgave for en myndighed, er der regler, der beskytter den, der føres tilsyn hos.

Et tilsyn skal varsles senest 14 dage før, og det skal være skriftligt (som brev, email eller sms). Man kan godt ringe og lave en aftale, som bekræftes skriftligt.

Der skal oplyses præcist sted og tidspunkt samt hovedformålet med tilsynet. Desuden skal der gøres opmærksom på, at man har ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre ved tilsynet.

Det er altid brugeren, der skal varsles - også selv om det ikke nødvendigvis er brugeren, der er ansvarlig for installationen.

Hvem er part i en sag?
Parten er som udgangspunkt den, der modtager afgørelsen. Det kan dog også være andre, der har en væsentlig og individuel interesse i sagen. Det kan være nødvendigt at få en jurist til at hjælpe med vurderingen.

Konkret i tilsynssager vil der primært være tale om, at ejeren af installatinen er modtager af påbud om at rette fejl og mangler i installationen. Ved fejlgrad 4 skal lejeren dog have forbud mod at bruge installationen, samtidig med at ejeren får et påbud.

Hvordan fungerer en partshøring?
Ved en partshøring får en part mulighed for at udtale sig om de oplysninger, en myndighed har i en sag. Der skal partshøres, når oplysninger kan være til ugunst for parten og har væsentlig betydning for afgørelsen.

Partshøring foregår som hovedregel skriftligt. Der kan laves mundtlig partshøring ved fejlgrad 4, hvor der skal gives forbud mod brug af gasinstallationen. Ved en mundtlig partshøring skal man være sikker på, at modparten er klar over, at det er en partshøring, og man skal skrive ned, hvordan ejer eller bruger forholder sig til fejlene.

Hvad kan en afgørelse bestå i?
Der er tre typer af afgørelser:

• Installationen er helt i orden
• Der gives et påbud om, at fejl og mangler i installationen skal rettes (fejlgrad 2 eller 3)
• Der gives et forbud mod at bruge installationen (fejlgrad 4)

Ved et påbud eller et forbud skal afgørelsen begrundes, og der skal vejledes om, at man kan klage over afgørelsen til Sikkerhedsstyrelsen.

Ved et sikkerhedssyn er det ejer/bruger, der får afgørelsen.

Ved et ny- eller ændringssyn er det den udførende installationsvirksomhed der får fejlrapporten og information om at kontakte ejer/bruger for at få rettet fejlene. Installationens ejer/bruger får også et brev.

Sikkerhedsstyrelsen har sendt forslag til brevskabeloner til distributionsselskaberne. Der er skabeloner til varslingsbrev, afslutning uden fejl, kvittering for besøg, brev til udførende vvs-installationsvirksomhed samt afgørelsesbreve ved fejlgrad 2, 3 eller 4.

Derudover findes der en skabelon til mundtlig partshøring.