Vejledning til indberetninger for kontrolinstanser

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal forhåndsgodkendes, før der kan søges om en autorisation. En forhåndsgodkendelse er gyldig i 12 måneder.

Forhåndsgodkendelse indberettes via SIDIS

Når virksomheden har fået udstedt en autorisation, så skal deres kvalitetsledelsessystem endeligt godkendes, indenfor 12 måneder.

Det er vigtigt, at planlægge og gennemføre efterprøvning i så god tid, at eventuelle afvigelser kan nå at blive lukket, og godkendelsesbeviset kan udstedes inden for fristen på 12 måneder.

Endelig godkendelse indberettes via SIDIS

• Anvend rapporttype ”Endelig godkendelse”
   
• Blanketten ”Kontrolinstansens indberetning til Sikkerhedsstyrelsen” skal ikke længere indsendes sideløbende med indberetningen i SIDIS

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal løbende efterprøves og godkendes inden for 24 måneder.

Det er vigtigt, at planlægge og gennemføre efterprøvning i så god tid, at eventuelle afvigelser kan nå at blive lukket, og godkendelsesbeviset kan udstedes inden for fristen på 24 måneder.

Efterprøvningen indberettes via SIDIS

• Anvend rapporttype ”Efterprøvning”

Se tre eksempler på en efterprøvningsproces herunder:

Hvis du som kontrolinstans udfører en ekstraordinær efterprøvning hos en virksomhed, der har fået dette pålagt af Sikkerhedsstyrelsen, skal du efterfølgende indberette efterprøvningen til Sikkerhedsstyrelsen.

Ekstraordinær efterprøvning indberettes via SIDIS

• Anvend rapporttypen ”Ekstraordinært besøg”
   
• Datoen skal være den samme, som den seneste godkendte rapport

Tilbagetrækning af godkendelsesbevis indberettes udenom SIDIS

• Se hvordan du sender sikker digital post til Sikkerhedsstyrelsen

Virksomhedens kvalitetsledelsessystem skal godkendes inden fristens udløb, men der kan være situationer hvor dette ikke er muligt. Det kan fx være ved afvigelser, der ikke lukkes inden fristens udløb eller hvis det ikke har været muligt, at få aftalt et besøg med virksomheden i tide.

Afvigelser indberettes via SIDIS og kontrolinstansens vidnesbyrd indberettes udenom SIDIS

• Se hvordan du sender sikker digital post til Sikkerhedsstyrelsen

Ikke muligt at få aftalt et besøg i tide indberettes udenom SIDIS

• Se hvordan du sender sikker digital post til Sikkerhedsstyrelsen

Se eksempel på godkendelse i en partshøringsperiode herunder:

Hvis samarbejdet mellem en kontrolinstans og en virksomhed ophører, skal dette indberettes via SIDIS ved at acceptere anmodning om overdragelse eller frigive virksomheden.

Accepter anmodning om overdragelse via SIDIS

• Hvis samarbejdet med virksomheden ophører og en anden kontrolinstans har anmodet om overtagelse af virksomheden i SIDIS, skal du acceptere anmodningen
   
• Blanketten ”Kontrolinstansens indberetning til Sikkerhedsstyrelsen” skal ikke længerede indsendes sideløbende med indberetningen i SIDIS

Frigiv virksomhed via SIDIS

• Hvis samarbejdet ophører, og der ikke i forvejen ligger en anmodning fra en anden kontrolinstans, skal du frigive virksomheden i SIDIS

Når en virksomhed overgår fra at have et kvalitetsledelsessystem til en ISO-certificering, har kontrolinstansen ikke længere indberetningspligt. Virksomheden indberetter fremover selv til Sikkerhedsstyrelsen.

Frigiv virksomheden via SIDIS

• Vælg frigivelsesårsag ”Virksomhed overgået til ISO-certificering”

Virksomheder uden et CVR-nummer, som fx udenlandske virksomheder eller bibeskæftigede uden CVR-nummer, kan ikke indberettes via SIDIS, da systemet er knyttet op på CVR-registret.

Alle indberetninger sker udenom SIDIS

• Anvend blanketten ”Undtagelse for virksomheder uden CVR-nummer”
   
• Se hvordan du sender sikker digital post til Sikkerhedsstyrelsen

Virksomheden skal dokumentere hvem de har tilknyttet som Fagligt Ansvarlig ved hjælp af log ind på Mit Virk under efterprøvningen. Hjælp gerne virksomheden med at blive klar til besøget fx som en del af auditors forberedelse, hvor I kan informere virksomheden om at der skal være en person tilstede med NemID/MitID/Medarbejdersignatur adgang til virksomhedens oplysninger på Mit Virk.

Nødløsning
I tilfælde hvor personen med MitID adgang i virksomheden er forhindret i at deltage i audit, så kan virksomheden undtagelsesvis dokumentere for fagligt ansvarlig ved hjælp af skærmprint fra Mit Virk. Dette skærmprint må ikke være ældre end 7 dage og datoen skal fremgå af skærmbilledet (nederst til højre).

Mundtlig dokumentation for fagligt ansvarlig ved tekniske udfordringer på Mit Virk

I de usædvanlige tilfælde, hvor information om fagligt ansvarlig er utilgængelige på Mit Virk på grund af tekniske udfordringer hos Mit Virk eller Sikkerhedsstyrelsen, skal følgende procedure følges:

• Bed virksomheden om at kontakte Sikkerhedsstyrelsen på telefon 33732000 og aktivere højtaleren, så du kan følge samtalen. Virksomheden skal få Sikkerhedsstyrelsen til at bekræfte, hvem der er fagligt ansvarlig for virksomheden.
• Skriv et telefonnotat, der indeholder de vigtige oplysninger fra samtalen, såsom spørgsmål, svar, navn på personen, der afgiver oplysningerne, samt dato og tidspunkt. Husk at notere årsagen til, at det ikke er muligt at dokumentere på sædvanlig vis.

• Vurder selv, om telefonnotatet udgør objektivt vidnesbyrd for fagligt ansvarlig:
  • Hvis du vurderer, at telefonnotatet er tilstrækkeligt som objektivt vidnesbyrd, kan virksomheden opfordres til at eftersende dokumentationen, så snart det igen er muligt.
  • Hvis du vurderer, at telefonnotatet ikke er tilstrækkeligt som objektivt vidnesbyrd, skal du lave en anmærkning i rapporten om dette. Virksomheden skal eftersende dokumentationen, inden for din fastsatte frist, der højst kan være 6 måneder.

Det er vigtigt at huske, at det er den autoriserede virksomheds ansvar, at dokumentere overholdelsen af bekendtgørelsens krav. Ved eftersendelse af dokumentation, så skal denne være i overensstemmelse med ”Eksempel på skærmbillede fra Mit Virk”.

Bemærk: Denne vejledning må kun anvendes i de særlige tilfælde, hvor Mit Virk eller Sikkerhedsstyrelsen er årsag til, at information om fagligt ansvarlig ikke kan dokumenteres fra Mit Virk.

Referencer:

• DS/EN ISO/IEC 17021:2015, afsnit 9.4.4 Indhentning og verifikation af information
• Bekendtgørelse om godkendelse af kontrolinstanser til godkendelse og efterprøvning af kvalitetsledelsessystemer for autoriserede og godkendte virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet, § 7
• Bekendtgørelse om kvalitetsledelsessystemer for autoriserede virksomheder på el-, vvs- og kloakinstallationsområdet og for virksomheder med virksomhedsgodkendelse på gasområdet.

Sikkerhedsstyrelsen har i juni 2024 præciseret over for kontrolinstanserne, at kvalitetsledelsessystemer (KLS) og dokumentation skal opbevares på betryggende vis i virksomhederne i mindst fem år. Det betyder, at der er krav om effektiv backup, hvis dokumentationen opbevares hos en ekstern leverandør, fx i en cloudløsning.

Se brevet via linket nedenfor.