Rådsmøde 14. marts 2017

Per Michael Johansen, Per Rømer Kofod, Anne Vibeke Gregersen, Elly Kjems Hove, Christian Jarby, Tomas Christensen, Annette Becker Berg, Kristian Stagis, Björn Andresen, Per Jørgensen (indtil kl. 12.30), Jens-Olav Pedersen (indtil kl. 12.30), Jesper Sandberg (stedfortræder for Niels Jørgen Hansen). 
Fra Sikkerhedsstyrelsen deltog Lone Saaby, Signe Winther Jensen, Lone Hansen (ref.)

Afbud: Lene Holst Kjærgaard

Rådets formand Per Michael Johansen bød velkommen til rådets medlemmer og til tre nye permanente observatører:

- Anne Vibeke Gregersen, Arbejdsgiverne

- Per Rømer Kofod, VELTEK

- Jens-Olav Pedersen, Dansk Elforbund

Christian Jarby ønskede en status for Sikkerhedsstyrelsens arbejde med ny gaslovgivning. Dette omtales under punkt 9.

Referatet blev godkendt.

Per Michael Johansen orienterede om, at erhvervsministeren har godkendt en ændret forretningsorden for rådet. Denne giver mulighed for tre permanente observatører i rådet. Derudover er ministeriets navneændring til Erhvervsministeriet indarbejdet.

Steffen Damskier, der er tidligere innovations- og udviklingschef i Horsens Kommune, kom med oplæg om offentlige myndigheders fremtidige rolle.

Han beskrev udfordringen med at udnytte ressourcerne effektivt og nævnte, at aktiviteter som regulering og kontrol har betydning for sikkerheden, men at de ressourcemæssigt skal holdes på et minimum.

Ligeledes gjorde han opmærksom på, at der skal være tillid mellem virksomheder, rådgivere, borgere og det offentlige og at virksomheder og borgere i dag er langt mere orienterede om samfundsmæssige forhold og tager et langt større ansvar end for 50-80 år siden. Borgeren vil og kan selv, den autoritetstro borger eksisterer ikke længere. Samtidig har digital kommunikation gjort, at viden kan spredes, oplysninger sendes ind meget hurtigt og at der kommer krav om, at oplysninger også er til rådighed for borgerne.

Steffen Damskier nævnte som eksempel fra miljøområdet, at når der bygges kontrol op internt i virksomheden, ofte med udgangspunkt i internationale konventioner, der kan gå videre end dansk lovgivning, kan virksomhederne selv måle og kontrollere. Myndigheden kan påtage sig en anden rolle, fordi ansvaret for risikostyring ligger i virksomheden. Der kan drosles ned på rutineopgaver og lægges vægt på et større overblik.

Han betegnede det som en stor fordel, at ansvar flyttes ind i virksomheden, men understregede, at der skal være fokus på, at en smart løsning også har den nødvendige sikkerhed.

Steffen Damskier nævnte, at ved politiske krav om detailregulering eller modkrav om afbureaukratisering kan samarbejdsrelationerne med omverdenen spille ind, når det skal afdækkes, om det er tillægslovgivning eller noget andet, der er den bedste løsning. Han fremhævede behovet for dialog mellem virksomheder, rådgivere, borgere og myndigheder undervejs i konkrete projekter, så de økonomiske og følelsesmæssige investeringer ikke bliver spildt, hvis projektet i sidste ende ikke kan myndighedsgodkendes. Desuden understregede han, at de nyeste teknologier skal kunne tages i brug uden at blive bremset af forældede regler.

Samtidig gjorde han dog opmærksom på, at rollerne som myndighed og rådgiver tydeligt skal kunne adskilles. Det skal være tydeligt, hvem der har ansvaret, hvis noget går galt, og både virksomhed og borger skal som grundlag have de korrekte data fra myndigheden.

Omkring digital sagsbehandling understregede Steffen Damskier, at der skal være samme sikkerhed for, at lovgivningen overholdes, som hvis der havde været manuel sagsbehandling. Samtidig fremhævede han, at systemerne skal være enkle at anvende for borgere og rådgivere. Steffen Damskier pegede på, at han har oplevet den største modstand mod digitalisering fra medarbejderne, der kan føle utryghed omkring deres arbejdsområder. Han understregede, at det er vigtigt for eksempel at arbejde med fremtidsscenarier og at skabe begejstring hos medarbejderne.

Lone Saaby takkede for oplægget og sagde, at Sikkerhedsstyrelsen som offentlig myndighed bevæger sig mod en ny rolle. Hun spurgte, om det er reglerne eller de virksomheder og borgere, der forventes at efterleve reglerne, der skal tilpasse sig.

Hun understregede, at styrelsen lige nu står ved en krydsvej, hvor der er krav om deregulering, samtidig med at brancherne stadig ønsker detailregulering. Med digitalisering og ensretning af praksis bliver der større sikkerhed for korrekt sagsbehandling, men det kan også fjerne lidt af den traditionelt stærke faglige tilgang.

Lone Saaby bad om Steffen Damskiers uddybning af erfaringerne, når virksomheder certificeres og opbygger kompetencer, så myndighedernes kontrol på nogle punkter kan blive opfattet som inkompetent og besværlig.

Steffen Damskier sagde, at en digitaliseret sagsbehandling er stiv, fordi den betyder, at alle får ens behandling, selv om borgerne behandles bedst med individuelt. Men han fandt digitaliseringen nødvendig, hvis virksomhederne skal have større udfoldelsesmuligheder til gavn for væksten. Samtidig konstaterede han, at myndigheder nogle gange kan komme til kort, fordi virksomhederne har meget skarpe folk, men at certificerede virksomheder fortsat opfatter myndighederne som sparringspartnere.

Jens-Olav Pedersen nævnte, at kulturen i branchen skal ændres og at de små virksomheder ikke har ressourcer til at opbygge omfattende systemer, så Sikkerhedsstyrelsen vil få en vigtig opgave med at udvikle hjælperedskaber.

Per Jørgensen var enig i, at der kan være en udfordring for de helt små virksomheder, men gjorde opmærksom på, at der arbejdes med akkreditering og certificering i hele samfundet og at det ikke længere er myndighederne, der har ekspertisen, men de eksperter, som virksomheder benytter.

Elly Kjems Hove sagde, at myndighedernes rolle ændres og at rollen er vigtig at få defineret. Hun nævnte, at myndighedens rolle engang havde været at beskytte de små virksomheder og forbrugerne, mens forventningen i dag er, at myndigheder og virksomheder samarbejder for at nå nogle mål.

Hun pegede på, at det vanskelige ved digitale løsninger er, sagsbehandlingen bliver meget gennemsigtig. Det bedste, især for små virksomheder er, at digitale redskaber giver direkte mulighed for dokumentation.

Per Rømer Kofod nævnte, at den generelle teknologiske udvikling vil kunne føre til, at samme virksomhed løser flere faggruppers opgaver.

Christian Jarby nævnte, at ingen har lyst til detailregulering, men at det kan være svært at måle, hvad der sker med kompliceret lovgivning, hvis man begynder at pille ved reglerne. 

Jesper Sandberg nævnte, at en myndighed ikke kan lave specifik rådgivning, men at der er behov for vejledninger og eksempler. Han betegnede det som et dilemma, at nogen gerne vil have detailregulering, mens andre hellere selv vil vurdere, hvad den bedste løsning er. Han fremhævede, at TEKNIQ har et rigtigt godt samarbejde med Sikkerhedsstyrelsen omkring udarbejdelse af fælles vejledningsmateriale på el-området.

Annette Becker Berg gjorde opmærksom på, at når der tales om certificering, er det ikke kun en mulighed for store virksomheder. Et system vil kunne tilpasses til både små og store virksomheder.

Jens-Olav Pedersen bakkede op om de nye el-regler, hvor virksomhederne får ansvaret for at vurdere, om ansatte er kvalificerede til at løse en konkret opgave, fremfor at der er et fast krav om, hvor ofte medarbejderne skal instrueres. 

Lone Saaby nævnte, at Sikkerhedsstyrelsen fremadrettet kan blive nødt til at lempe på detailkrav i lovgivningen, bl.a. for at leve op til EU-regler. Hun pegede på, at styrelsen kan være villig til at gå længere med at lempe reglerne, end organisationerne på området er. 

Tomas Christensen betegnede behovet for sagkundskab som en risiko og sagde, at uddannelsessystemerne kommer til at spille en væsentlig rolle, idet de udførende skal kunne læse og forstå nye regelsæt, samtidig med at der bliver mindre detailregulering.

Per Michael Johansen spurgte Steffen Damskier, om myndighederne er i stand til at håndtere, at de ikke går over grænsen som rådgivere, når de samtidig prioriterer samskabelse med virksomhederne.

Steffen Damskier nævnte, at han bl.a. havde oplevet dilemmaet i byggesagsbehandling, hvor han havde opfordret til dialog, men havde fået at vide, at hvis dialogen gik for langt, blev myndigheden rådgiver. Han understregede, at det både har lovgivningsmæssig og tankemæssig baggrund og at myndigheder skal have friheden til at tage dialogen.

Analytiker Mette Bøge Henriksen fra Sikkerhedsstyrelsen orienterede om Sikkerhedsstyrelsens kontrol med regelefterlevelsen i kvalitetsledelsessystemer på el-området. Gennem to år er der indsamlet data fra kontrolinstanserne, der har kontrolleret de 2.500 danske elinstallatørvirksomheder. Data viser, at 72 procent af virksomhederne lever op til reglerne, mens de resterende 28 procent har afvigelser, i mange tilfælde omkring dokumentation, som virksomhederne hurtigt skal rette op på. Sikkerhedsstyrelsens mål er, at i 2020 skal der være en regelefterlevelse på 95 procent. Derfor er der brug for, at branchen hjælper til med initiativer, nævnte hun. 

Flere rådsmedlemmer pegede på, at uddannelseskrav har betydning for sikkerheden. Lone Saaby nævnte, at der er uddannelse på dagsordenen til næste møde i rådet og at drøftelserne blandt andet kan gå på, hvordan der sikres en højere kvalitet og en bedre regelefterlevelse.

Analytiker Mette Bøge Henriksen oplyste, at Sikkerhedsstyrelsen har genoptaget arbejdet med at opgøre indberetninger af gas- og elulykker med udgangspunkt i, hvad der er lovkrav om at indberette. På gasområdet og for elforsyningsanlæg skal ulykker indberettes til Sikkerhedsstyrelsen.

I 2016 er der indberettet otte ulykker med gas, heraf én dødulykke. Derudover er der kommet 27 indberetninger om andre hændelser, som det ikke er lovpligtigt at indberette. Mette Bøge Henriksen nævnte, at i forhold til det meget store antal gasinstallationer i Danmark vurderes ulykkestallet at være på et lavt niveau og sikkerheden at være god. Der er så få ulykker, at der ikke kan uddrages tendenser af indberetningerne.

På el-området er der i 2016 fra forsyningsanlæg indberettet 21 ulykker med personskade, 90 med materiel skade og ti nærved-ulykker, mens der ikke er indrapporteret nogen dødsulykker.

På baggrund af opgørelsen over el-ulykker vil Sikkerhedsstyrelsen gå i dialog med forsyningsselskaberne om indberetningspligten og definitionen på ulykker, ligesom der vil blive opfordret til at give lidt flere oplysninger om ulykkerne i indberetningerne.

Der var ros til Sikkerhedsstyrelsen for at have genoptaget ulykkesopgørelserne, som vil blive offentliggjort på Sik.dk. Jesper Sandberg udtrykte ønske om også at få opgørelser for ulykker med elinstallationer og elbrande.

Per Rømer Kofod opfordrede til, at statistikker harmoniseres i EU. Lone Saaby oplyste, at Sikkerhedsstyrelsen har dialog med søstermyndigheder i Norden og Holland, men at det ikke er ligetil at lave benchmark på ulykkesstatistikker, blandt andet fordi landene har forskellige lovgrundlag.

IT- og administrationschef Rasmus Kruse og konsulent Jesper Aarestrup præsenterede Statsforvaltningens erfaringer med digitalisering. 

Rasmus Kruse nævnte, at Statsforvaltningen træffer 200.000 afgørelser årligt og at nogle af disse behandles på to dage, mens andre tager 12 måneder. Digitaliseringen blev indledt i 2013, og ambitionen var Danmarks bedste digitalisering, der krævede fornyelse af et 35-40 år gammelt it-system. Der blev lagt en strategi, som blandt andet omfattede en ny systemplatform og udnyttelse af mulighederne i digital post. Derudover var det vigtigt at ændre organisationens mindset fra en specialisttankegang til et outside-in-perspektiv med blik for, hvad arbejdet betyder for omverdenen og for at gøre en positiv forskel for borgerne. 

Rasmus Kruse opfordrede til at starte i det små med digitaliseringen, fordi det kan være meget svært at stoppe et stort projekt, hvis det fejler. Han nævnte, at det skal være et område med modenhed, forandringsvillighed, digital parathed, proceskendskab og en stabil medarbejderkreds og at der derudover skal være et vist volumen af sager for at høste en gevinst af digitaliseringen. Hos Statsforvaltningen blev første område skilsmissesager, der er gebyrfinansierede. Som følge af digitaliseringen blev gebyret reduceret fra 900 til 420 kr. pr. skilsmisse, og den samlede gevinst blev 14-16 millioner kroner.

Det blev påpeget, at digitalisering kræver, at man kender sagsgangene, så arbejdet skal foregå internt. Rasmus Kruse nævnte, at konsulenter er dygtige til at lede processer, men at viden skal opbygges i organisationen.

Han nævnte også, at et projekt skal gå hurtigt, gerne højst vare tre-fire måneder, fordi forholdene ellers kan ændre sig for meget. Sideløbende skal forandringer indarbejdes i organisationen og brugere involveres i digitaliseringsprocessen. Hos Statsforvaltningen kan det fx være pengeinstitutter, kommuner eller borgere, der interviewes eller deltager i workshops.

Jesper Aarestrup beskrev sagsgangen, når en proces digitaliseres. Han nævnte, at information, der kan hentes fra andre kilder frasorteres, så fejlrisikoen minimeres. Samtidig bliver der typisk færre skridt i sagsgangen og sagsbehandlingen bliver væsentligt hurtigere. Statsforvaltningen etablerer også et system med ”Kig i egen sag,” hvor der bl.a. kan findes oplysninger om, hvor langt en sag er nået og hvad sagsbehandlingstiden forventes at være.

Per Michael Johansen spurgte, om Statsforvaltningen ændrer rolle fra forvaltning til serviceorganisation. Rasmus Kruse påpegede, at fordi Statsforvaltningen har et monopol, hvor børnene ikke har andre steder at få afgjort deres sag, er der en ekstra forpligtelse til at gøre arbejdet godt. Jesper Aarestrup understregede, at der altid vil være nogen, der ikke bliver digitale og har brug for papirblanketter, og Rasmus Kruse supplerede med, at de digitale løsninger skal være attraktive, ikke påtvungne.

Lone Saaby fremhævede over for rådet, at det er vigtigt at tage diskussionen om digitalisering tidligt, fordi der uvægerligt vil komme reaktioner. Hun oplyste, at Sikkerhedsstyrelsen forventer en væsentlig interessentinddragelse i en kommende digitaliseringsproces.

Lone Saaby informerede om nogle af de aktuelle fokusområder for Sikkerhedsstyrelsen.

Der er sat en digitaliseringsproces i gang, og de første områder bliver gas, fyrværkeri og HE-ordningen/autorisationer, mens yderligere fem områder kommer til i 2018 og syv områder i 2019. Der skal laves digital sagsbehandling, og sagsbehandlingstider skal reduceres, men der skal også fokus på risikobaseret markedsovervågning og datamodellering.

Lone Saaby oplyste også, at der satses på kommunikation og nudging som redskaber til at regulere adfærd og øge regelefterlevelsen. Det skal ske i samarbejde med brancheorganisationer, men også i forhold til forbrugere.

Der arbejdes ligeledes med deregulering, og lovgivningen skal gøres digitaliseringsparat. På gasområdet bliver den nuværende gaslov og talrige reglementer til en ny lov med fem bekendtgørelser og tilknyttede standarder og vejledninger.

Lone Saaby nævnte, at der i de kommende år bliver et meget tættere samarbejde mellem Sikkerhedsstyrelsen og omverdenen. Kristian Stagis opfordrede til, at vejlederrollen får lov at vokse i Sikkerhedsstyrelsen.

Per Michael Johansen ville vide, hvorfor tiden helt frem til 2020 skal bruges til digitaliseringen. Lone Saaby påpegede, at styrelsen starter i det små med testforløb omkring de tre første sagsområder og derefter skalerer op.

Jesper Sandberg nævnte, at interessenterne er mere klar til at tage et ansvar, når de er med til at udvikle løsningerne.

Der udsendes Doodle med forslag til mødedatoer i efteråret.

Christian Jarby foreslog temaer omkring erfaringerne med ny ellovgivning samt nudging eller gamification.

Næste møde foregår 4. maj 2017 i Aarhus. Mødets tema er uddannelse.

Elly Kjems Hove nævnte efteruddannelse, kompetencebehov og virksomheds-akademier som mulige dagsordenspunkter. Tomas Christensen foreslog et punkt omkring internationalisering, standarder og øgede krav til fremmedsprog.

Per Rømer Kofod informerede om et europæisk initiativ omkring kopiprodukter, MSSI (Market Surveillance Support Initiative). VELTEK er dansk kontaktpunkt og screener elprodukter, hvor det er vanskeligt at afgøre, om de er non-compliant. Er der tale om et kopiprodukt med en sikkerhedsrisiko, anmeldes det til Sikkerhedsstyrelsen.